1. 書類の管理

（１）書類の管理・保存

ア 依頼を受けた事件に関する情報が記載された書面等（有体物に限ります。以下「事件記録」といいます。）は、当事務所の所属弁護士・事務員以外の者の目に触れないよう、最善の注意を払って管理します。法律相談をお受けした際に作成したメモ等も同様に管理します。

イ 依頼者からお預かりした書面等（有体物に限ります。）は、原則として、事件終了後にすべてご返却します。ただし、依頼者が、当事務所にての処分を希望した場合には、事件記録と同様に取り扱います。

ウ 事件記録は、当事務所にて、事件処理終了後５年間保存します。

（２）書類の廃棄

 保存期間を経過した事件記録や、誤って作成した文書は、当事務所において廃棄します。廃棄は、シュレッダーにかけ細断するか、専門業者に委託して溶解処理する方法にて行います。

（３）書類の送付

ア 事件処理の過程で当事務所において作成し、または事件の相手方等から受領した書面等については、原則として、都度、写しを作成し、依頼者に送付します。

イ 前項の書面等送付の際は、依頼者が個人の場合は自宅へ、法人の場合は事業所所在地へ、「大藏法律事務所」と記載のある封筒にて送付します。ただし、依頼者から要望があった場合には、送付先または封筒を変更します。また、郵送に代えて、宅配便、メール便、ファックス、電子メール添付等の手段を用いて送付をすることがあります。なお、電子メールによる送付については、依頼者からの同意がある場合のみ行います。

ウ 当事務所では、事件に関係しない時候挨拶状などの文書を、事務所名でお送りしています。ただし、依頼者からの要望があった場合には、以後の送付を中止します。

2. 電子データの管理

（１）データの管理・保存

ア 依頼を受けた事件に関する情報を含む電子データ（電子メールを含みます。以下「事件データ」といいます。また、事件記録と事件データを合わせて「事件記録等」といいます。）は、事務所外部からのアクセスを禁止した当事務所内ＬＡＮ上にあるハードディスク上で保存します。

イ 事務員の私有パソコンを、当事務所での執務に利用することは、一切の例外なく禁止します。

（２）データの複製

 事件処理のために保存を要する事件データは、プリントアウトしたうえで、事件記録として取り扱います。
 上記以外の事件データは、必要に応じ複製しますが、その範囲は最小限に留めます。包括的なデータ複製は、データ破壊時を想定したバックアップのためにのみ行います。裁判所へのデータ提出が必要とされる場合には、対象となる事件データのみを外部記録媒体へ複製します。また、所属弁護士が事務所外で打ち合わせをしたり、自宅で執務したりするために、データ複製を要する場合も、事件データのうち必要な部分のみを抜き出して、外部記録媒体への複製または電子メールに添付しての自宅等への送付を行います。
 さらに、複製したデータが不要になった場合には、速やかに削除します。

（３）データの削除

ア 事件データは、当事務所のハードディスク管理の都合上、随時削除します。ただし、プリントアウトされ、事件記録となっているものについては、事件記録としての保存期間を遵守します。

イ 事件データの入ったハードディスク・外部記録媒体を処分する場合には、物理的に破壊します。また、事件データを一度でも保存したパソコンを処分する場合には、すべてのデータを消去した後、専門業者にパソコン内ハードディスクの物理的破壊を委託します。

3. 第三者に対する記録開示

（１）開示制限と例外

 依頼者の事前の同意がある場合、または個人情報保護法２３条に定める場合を除き、事件記録等を依頼者本人以外の第三者には提供しません。

（２）相続人への対応

 依頼者が死去し、その相続人から事件記録等の開示の要望を受けた場合には、事件の性格、開示を求められた情報の範囲、開示を求める理由、必要性等を十分に検討のうえ、開示の可否を決定します。

（３）研究発表等

 事例研究の材料として、事件記録等に含まれる訴状や判決書等を事務所外に紹介する場合には、固有名詞を黒塗りにし、または一般的なものに置き換えて、当事者を特定できないようにします。

4. 依頼者に対する記録開示

（１）開示原則と例外

 依頼者本人から、事件記録等の開示または写しの交付の要望があった場合には、原則としてこれに応じます。但し、当事務所において法令または弁護士倫理上依頼者に開示できないと判断した情報については開示しないことがあります。

（２）実費の徴収

 依頼者の要望に基づき、事件終了後に事件記録等の開示または写しの交付をする場合、あるいは既に写しを交付したことのある事件記録について再度の写しの交付をする場合には、依頼者に対し、実費を請求します。

5. 守秘義務の徹底

 所属弁護士及び事務員全員において、守秘義務の徹底を図ります。
 書類やデータの処分の際には、委託先の専門業者から廃棄証明書を取得するなどして、万が一にも事件書類等が外部流出することのないように確認します。

6. 管理責任者

 事件記録等（内包される個人情報を当然に含みます。）の管理については、各事件の担当弁護士がその任を負います。